Perché archiviare le mail 

La posta elettronica rientra tra i mezzi di comunicazione maggiormente in uso, specie in ottica aziendale, principalmente per via della componente sempre più strategica delle informazioni che possono essere inviate, salvate ed archiviate via e-mail. Con altre soluzioni, non si ottengono risultati così importanti in quanto a mole e a qualità delle informazioni trasferite. Archiviare e-mail è di fondamentale importanza per le imprese così come per gli enti pubblici: è necessario effettuare un backup duraturo, affinché sia possibile sempre avere accesso alle informazioni in questione e, nell’eventualità, utilizzarle in maniera efficiente.

Quella in questione, però, è solo una delle molteplici motivazioni per cui per le aziende è determinante archiviare le e-mail. Un software rientrante nella categoria degli e-mail archive è una risorsa troppo importante per le imprese, in quanto assicura vantaggi a livello di competitività e di costi. Inoltre, al tempo stesso, si conferma anche una soluzione eccellente per salvaguardare i propri interessi, a fronte di eventuali controversie di tipo giuridico.

Archiviazione e-mail vs backup: le reali differenze

Occorre, però, fare una precisazione: l’archiviazione delle e-mail e il backup dei messaggi di posta elettronica non sono affatto la stessa cosa. Quali sono quindi le differenze in concreto?

Spesso si tende a fare confusione tra il concetto di archiviazione e-mail e il backup. Trattasi senza ombra di dubbio di due operazioni estremamente utili, ma che differiscono: lo scopo principale dell’archiviazione delle e-mail ruota sulla garanzia che i dati contenuti siano consultabili e recuperabili in tempi praticamente immediati, sulla stessa falsariga di quanto si verificherebbe con un tradizionale archivio cartaceo. Invece, il backup delle e-mail rappresenta una sorta di istantanea dei dati. Insomma, una copia che si aggiunge all’archivio. Se l’archiviazione si rivela imprescindibile per aver dati strategici e informazioni rilevanti immediatamente a portata di mano, il backup serve per il ripristino, qualora i contenuti originali venissero smarriti.

Tirando le somme, quando c’è da archiviare le e-mail, il backup è inadeguato, per il semplice motivo che permette il ripristino della casella di posta elettronica ad un dato momento del passato. Tuttavia, se ad esempio, il backup viene effettuato quotidianamente a mezzanotte, tutte le e-mail ricevute successivamente a questo orario non saranno presenti all’interno del client di posta elettronica. Quindi, a fronte di un’errata cancellazione delle e-mail, il ripristino mediante backup si rivelerà inefficace.

Utilizzo errato del client di posta elettronica

Anche in ambito aziendale, spesso si commette l’ingenuo errore di impiegare il client di posta elettronica come una sorta di contenitore di informazioni: dai reclami alle fatture, dalle conferme degli ordini ai contatti, senza dimenticare i contenuti tecnici e specifici, oltre alle informazioni riservate. Ma cosa accadrebbe se ad esempio ci fossero problemi tecnici al pc? Oppure se il diretto interessato cancellasse per sbaglio tutta una serie di e-mail di importanza cruciale per il core business aziendale? Con tutta probabilità, a causa di un errato utilizzo del client di posta elettronica, le informazioni in questione andrebbero perse. E ciò non deve assolutamente capitare.

Perché archiviare le e-mail?

Di vantaggi ce ne sono a iosa, specie per quanto riguarda l’aspetto organizzativo. A trarne benefici sono i vertici aziendali, gli amministratori di rete e perfino gli utenti finali.

Presentiamo, pertanto, in rapida carrellata i vantaggi derivanti dall’archiviazione delle e-mail per ognuno dei livelli dell’organizzazione.

Benefici per la proprietà e per il management

– Conservazione accurata delle e-mail, a cui è possibile avere accesso per sempre.

– Archivi e privacy: la protezione contro la perdita delle informazioni e dei dati sensibili deve essere ai massimi livelli.

– Incremento della produttività, derivante dall’utilizzo dei messaggi di posta elettronica come fonte di informazioni: oltre il 75% delle informazioni più strategiche, in genere, un’impresa sceglie di memorizzarle nella posta elettronica. Se si riesce a rendere accessibili questi dati ai dipendenti preposti, si acquisisce un importante vantaggio competitivo, perché il personale può accedere ora e in futuro a contenuti che hanno una certa valenza.

– Prova documentale e conseguente rispetto di tutti i requisiti di legge: va ricordato che le e-mail possono essere accettate a tutti gli effetti come prova in tribunale. L’azienda, di conseguenza, si troverà in una posizione privilegiata se disporrà di tutto l’archivio e-mail completo di tutti i messaggi.

La questione legale è rilevante a prescindere dalle dimensioni dell’impresa: gestire in modo strategico le informazione e i contenuti delle e-mail e degli allegati è cosa che si è fatta sempre più complessa. Di conseguenza, l’archiviazione delle e-mail è di cruciale importanza nell’ottica del completo rispetto delle normative inerenti alla conservazione dei messaggi di posta elettronica: è bene archiviare le e-mail in una posizione sicura, in modo da renderne agevole la consultazione e il ripristino. In questo modo, diventa possibile rispondere in tempi relativamente rapidi, a fronte di problematiche di natura legale.

– Taglio dei costi informatici, dovuti alla memorizzazione delle e-mail: i frequenti update e la costante manutenzione dei server di posta elettronica evitano eventuali sovraccarichi. Inoltre, eseguire i backup di dati complessi si dimostra una strategia vincente anche in termini di abbattimento delle spese superflue e di ottimizzazione dei tempi. Con un valido programma di archive email, come quello che proponiamo, le spese iniziali si ammortizzano in tempi rapidi.

– GDPR: assicurando la necessaria conformità delle e-mail mediante la documentazione dei dati e delle eventuali modifiche, le informazioni vengono considerate come integre a tutti gli effetti. Proprio come indicato all’interno del GDPR.

Benefici per gli amministratori di rete

– Incremento considerevole delle performance dei server di posta elettronica.

– Riduzione dei requisiti di memorizzazione mediante lo spostamento delle e-mail datate all’interno dell’archivio dei messaggi di posta elettronica.

– Possibilità di ripristinare le e-mail erroneamente rimosse.

– Abbattimento delle tempistiche di backup.

– Diminuzione dei tempi di ripristino del server di posta elettronica.

– Riduzione dei costi di memorizzazione delle e-mail attraverso il ricorso di tool di compressione.

– Rimozione dei file PST non catalogati come sicuri.

– Monitoraggio delle e-mail salvate in maniera decentralizzata: agendo mediante caselle di posta elettronica esterne o tramite l’archiviazione di client è possibile centrare appieno questo ambizioso obiettivo.

Benefici per gli utenti finali

– Liberazione dello spazio: quante volte capita di ritrovarsi con la cartella di posta elettronica pressoché piena e con l’impossibilità di ricevere file pesanti. Con un software di archive e-mail, l’utente finale può eliminare dal server di posta tutti quei messaggi di posta elettronica archiviati in modo corretto. Risultato? Il netto guadagno di spazio. Il backup, per quanto utilissimo, non è in grado di garantire il raggiungimento di questo obiettivo, perché non fa altro che creare repliche, ma senza rimuoverle dal server di posta elettronica. Di conseguenza, si rivelerà imprescindibile l’intervento manuale consistente nello spostare le e-mail in file PST esterni. Solo così è possibile liberare spazio all’interno delle caselle sul server e-mail.

– Indipendenza totale: con l’archiviazione e-mail, gli utenti finali possono individuare i messaggi di posta elettronica di loro interesse, semplicemente avvalendosi della pratica funzione di ricerca. In questo modo, non occorre richiedere l’intervento di un tecnico IT, come invece si verificherebbe a fronte di un eventuale backup.

Perché scegliere il nostro software di archive e-mail?

Praticità, efficienza, abbattimento dei costi, ottimizzazione dei tempi. Insomma, proponiamo una soluzione di archive e-mail all-in-one, targettizzato su misura per le esigenze delle multinazionali, delle PMI e delle amministrazioni pubbliche. Gestire più caselle postali in maniera del tutto indipendente e godere delle innumerevoli funzionalità di esportazione delle e-mail non è cosa da poco.

Il nostro software di archive e-mail si conferma uno dei più competitivi in assoluto, anche differisce in termini di funzionamento rispetto ad altre soluzioni che si appoggiano sul tradizionale backup. Tutto questo per il semplice fatto che il salvataggio dell’intero flusso dei messaggi di posta elettronica, sia di quelli inviati che di quelli ricevuti, diventa effettivo nel momento in cui questi transitano dal server. Dopodiché l’archiviazione dell’intero storico è assolutamente completa. E lo stesso discorso è valevole anche in riferimento alle e-mail future. Punto di forza di questo programma è la funzione di ricerca full-text, disponibile anche in riferimento agli allegati. Lo stesso dicasi per la riduzione dello spazio di archiviazione per via della funzione di deduplica.

Perciò, archiviare e-mail, grazie alle nostre risorse, diventa molto più semplice