Privacy Impact Assessment: tutto quello che c’è da sapere

Quando si parla di privacy degli utenti o Cyber security si sente spesso il nome Privacy Impact Assessment. In effetti, questo processo codificato può essere davvero molto utile per diversi fattori. Tuttavia, non tutti conoscono cosa si intende per PIA e non hanno la minima idea di come applicarlo all’interno della propria azienda. A questo proposito, ecco una panoramica generale in merito al Privacy Impact Assessment, riuscendo a capire in che modo è possibile applicare tale processo nel migliore dei modi.

Privacy Impact Assessment: cos’è e a cosa serve?

Occorre partire dalle basi e comprendere cosa si intende con Privacy Impact Assessment. Per semplificare il concetto, si può definire questo processo come uno strumento che aiuta le aziende in modo pratico, riuscendo ad individuare le eventuali falle di privacy nella propria organizzazione e risolverle attraverso una soluzione accurata. Si tratta di un sistema virtuale codificato e complicato che garantisce la protezione di dati personali e sensibili. Non a caso, il PIA è un processo organizzato in diverse fasi e può richiedere diverso tempo prima di entrare in azione.

Ma è davvero importante? La risposta non può essere che una: assolutamente sì. Nel mondo odierno, anche grazie all’avvento del GDPR gli utenti si preoccupano molto di più per la propria privacy digitale. In particolar modo i clienti vogliono che la loro volontà sia rispettata e, in caso contrario, possono ricorrere a vie legali soprattutto quando si richiede la cancellazione dei propri dati. Per questa ragione, un’azienda seria che vuole puntare su un’organizzazione ordinata e funzionale non deve sottovalutare il pericolo di falle per quanto riguarda il trattamento di dati personali. Un’attività che vuole avere una buona cyber security quindi, deve davvero prendere in seria considerazione l’idea di riporre fiducia nel Privacy Impact Assessment.

In precedenza è stato accennato come questo strumento sia sviluppato in fasi. Infatti, tale processo codificato deve essere strutturato al meglio per donare risultati soddisfacenti e garantiti. Ma quali sono le fasi fondamentali del PIA? Ecco tutto ciò che c’è da sapere nei dettagli.

Le fasi del Privacy Impact Assessment

A questo punto quindi, è bene concentrarsi su come implementare un PIA nella propria azienda, sviluppandolo attraverso alcune fasi fondamentali. Ci sono diversi esperti che hanno opinioni differenti in merito a quali siano le fasi fondamentali per strutturare al meglio questo strumento. Ad ogni modo, si può concordare il merito al fatto che ci siano ben 6 fasi da seguire e rispettare necessariamente. Solo in questo modo si potrà ottenere un PIA efficiente che tuteli la privacy degli utenti e gli interessi dell’azienda.

Prima fase: valutazione preparatoria per l’eventuale introduzione del PIA

La prima fase consiste in una valutazione preliminare in merito all’introduzione del Privacy Impact Assessment per la propria azienda. In questa fase è necessario riuscire a stabilire con certezza se un PIA è necessario per la propria azienda e quali sono i benefici che ci possono essere nel proprio caso specifico. Inoltre, è bene comprendere anche quante e quali risorse impiegare per sviluppare il PIA, così da identificare gli eventuali rischi e risolvere la situazione.

Seconda fase: analisi dettagliata delle informazioni

La seconda fase da perseguire è quella relativa alle informazioni gestite dalla propria azienda. In questa fase, occorre riuscire a comprendere quali informazioni vengono utilizzate, come vengono trattate, in che modo vengono immagazzinate, a cosa servono e soprattutto chi può accedervi. A questo punto al PIA occorre affiancare dati che sono già in possesso dell’azienda e decidere anche chi deve condurre questo processo ed utilizzare precisamente lo strumento di data protection. Tuttavia, si ricorda sempre che il PIA dovrebbe essere gestito da un team specializzato che coordina ogni azione in modo unito e deciso.

Terza fase: comprendere i rischi che minano la tutela della privacy

A questo punto, ciò che dovrebbe fare il team che gestisce il PIA riguarda i pericoli che l’azienda può correre in fatto di privacy. Bisogna quindi riflettere in merito all’insieme dei rischi e valutare ogni alternativa. Il Privacy Impact Assessment ha il ruolo ben preciso di non lasciare nulla al caso, ma individuare le eventuali falle e risolvere quelle che possono già essere presenti all’interno di un progetto specifico. Inoltre, un buon PIA verrà sviluppato riuscendo a classificare gli eventuali rischi e calcolando i più gravi ma anche quelli meno gravi, così da non sottovalutare nessuna complicazione. In questo modo, si possono evitare conseguenze disastrose per l’azienda che includono il danneggiamento della reputazione e dell’immagine pubblica.

Quarta fase: soluzioni per risolvere i problemi

Nella quarta fase invece, il team deve riuscire a trovare le soluzioni appropriate per risolvere i problemi. La fase precedente identifica il problema, ma è in questo momento che si deve ricorrere ad una strategia precisa per risolvere la difficoltà. Inoltre, dovrebbero essere prese in considerazione molteplici opzioni. Nei dettagli, è bene puntare su un Piano A, ma assicurarsi anche un Piano B o addirittura C. Oltre a ciò, bisogna sempre comprendere che una singola soluzione potrebbe non bastare. Inoltre, il PIA serve non sempre per eliminare completamente il problema, dal momento che ciò non risulta possibile in determinati casi; tuttavia, è possibile ridurre le dimensioni della falla e porre rimedio in modo ottimale ed efficiente, in tempi rapidi.

Quinta fase: esecuzione del PIA e comunicazione dei risultati

La penultima fase prevede che le soluzioni da prendere vengano comunicate all’azienda e che il PIA effettivamente venga messo in atto in caso di attacco malware o di altro genere che possa creare falle nella sicurezza con conseguente fuga di informazioni personali. Inoltre, il PIA una volta approvato e messo in pratica può essere utilizzato come metodo di comunicazione, informando gli utenti delle eventuali decisioni da prendere e rassicurandoli di conseguenza.

Sesta fase: integrazione totale del PIA

Nella fase finale, il progetto ora possiede maggiori garanzie grazie al PIA e l’azienda ha compiuto un passo in più per la sua sicurezza e quella degli utenti.